Q-CRM 3000

Program Q-CRM 3000 jak to określił jeden z naszych klientów "ujarzmia kontakty z klientami". W nazwie zastosowaliśmy powszechnie znany i przyjęty angielskojęzyczny termin CRM (Customer Relationship Management), co można tłumaczyć jako Zarządzanie Kontaktami z Klientami.

Q-CRM 3000 jest programem uniwersalnym i może znaleźć zastosowanie w firmach o dowolnym profilu i zakresie działalności.

Program służy do:

  • Podniesienia efektywności organizacji kontaktów z klientami
  • Gromadzenia i zarządzania informacjami o klientach i ich reprezentantach
  • Prowadzenia akwizycji i marketingu
  • Tworzenia, obróbki i zarządzania dokumentami
  • Realizacji akcji seryjnych (mailingu listowego i elektronicznego)
  • Prowadzenia korespondencji drogą poczty elektronicznej
  • Organizacji zadań wewnątrzfirmowych
  • Zarządzania pracownikami firmy
  • Ewidencjonowania listów poleconych
  • Wygodnej komunikacji pomiędzy użytkownikami programu
  • Przypominania o zaplanowanych zadaniach
  • Alarmowania o realizacji spraw terminowych
  • Seryjnych wydruków kopert i etykiet
  • Raportowania w formacie HTML lub graficznym

Program komputerowy Q-CRM 3000 może być używany przez firmy działające lokalnie oraz takie, które posiadają rozbudowaną strukturę oddziałową lub dysponujące siecią reprezentantów pracujących w terenie.

Szerszy opis

Budowa systemu Q-CRM 3000 zostanie przedstawiona w postaci listy modułów funkcjonalnych.

Repozytorium klientów

Punktem wyjścia do zarządzania kontaktami jest zgromadzenie podstawowych informacji dotyczących klienta i odpowiednie ich uaktualnianie.

Karta klienta zawiera między innymi:

  • Nazwę firmy
  • Dane adresowe
  • Dane kontaktowe (telefon, fax, adres e-mail, strona www)
  • Przyporządkowanie do sektora rynku
  • Określenie statusu (aktywny/archiwalny)
  • Ocena poprzez przypisanie kategorii
  • Historie kontaktów i spraw

Określenie branży oraz statusu pozwala na łatwe przeglądanie rosnącej bazy klientów. Kategoria pozwala na błyskawiczną ocenę klienta pod względem opłacalności współpracy i jest bardzo istotna dla pracowników naszej firmy przy kontaktach z tym klientem.

Z każdym klientem skojarzona jest lista jego reprezentantów. Informacje te wykorzystywane są np. przy kontaktach personalnych lub wymianie korespondencji. Spis reprezentantów jest dostępny z poziomu karty określonej firmy oraz w postaci ogólnego spisu reprezentantów.
Reprezentanci to właśnie rzeczeni klienci, kontaktami z którymi pomaga zarządzać program Q-CRM 3000. W związku z tym w programie wbudowano wszelkie możliwe funkcje, które pozwalają efektywnie zarządzać tymi kontaktami:

  • filtrowanie (z zapamiętywaniem częściej stosowanych filtrów)
  • zaznaczanie automatyczne, półautomatyczne i ręczne czyli dowolne
  • grupowanie czyli przypisywanie klientów do różnych grup w celu automatyzacji pracy na grupach. np.: periodyczna wysyłka biuletynów elektronicznych do grupy "ABONENCI"
  • moduł adresowania kopert, etykiet itp

Aplikacja pozwala na grupowanie klientów i reprezentantów w celu łatwiejszego zarządzania nimi. Grupy klientów i grupy reprezentantów są traktowane osobno ze względu na ich różny cel. Dla firm możemy zdefiniować grupy dostawców, odbiorców, dealerów, prospektów itp. Reprezentantów zaś możemy pogrupować pod kątem wysyłki seryjnej lub akcji marketingowych, np. zainteresowani produktem, otrzymujący życzenia bożonarodzeniowe, mogący dać dobre referencje. Każda firma, jak i każdy reprezentant mogą należeć do wielu różnych grup. Wygodę operowania na członkach grupy zapewnia moduł filtrowania i rozbudowany mechanizm zaznaczeń.

Zarządzanie kontaktami

Współpraca z klientami organizowana jest za pomocą tak zwanych kontaktów. Każdy kontakt zawiera wszystkie ważne dane związane z prowadzeniem pojedynczego tematu względem wybranego klienta. Pozwala to na odseparowanie się od innych możliwych spraw prowadzonych z tym samym klientem nie tracąc jednocześnie możliwości wglądu do historii i zbadania dotychczasowych doświadczeń.

Karta kontaktu zawiera

  • Temat
  • Priorytet kontaktu
  • Typ kontaktu (np. akwizycja, sprawa, współpraca)
  • Status (załatwiona lub niezałatwiona)
  • Pracownika prowadzącego
  • Firmę klienta
  • Głównego rozmówcę
  • Spis etapów historycznych wraz z dokumentami
  • Spis pracowników zainteresowanych
  • Zaplanowaną następną akcję

Ogólnie kontakt pod określonym tematem grupuje organizacyjne dane zewnętrzne (firmę i głównego rozmówcę) z danymi wewnętrznymi (prowadzący i pracownicy zainteresowani). Status, typ kontaktu i priorytet ułatwiają zarządzanie spisem kontaktów. Etapy są ewidencją kroków wykonanych w ramach danego kontaktu. Mogą one dotyczyć rozmowy telefonicznej, wysłania oferty, odebrania odpowiedzi. Z każdym kontaktem lub z etapem w ramach danej sprawie można skojarzyć dowolną liczbę dokumentów. Następny krok zapisywany jest w polu akcji. Może on być opatrzony odpowiednią datą i rodzajem akcji. Dane te pozwalają w sposób przejrzysty prezentować kontakty o zbliżającym się terminie realizacji następnego kroku.

Dodatkowe możliwości, na które warto zwrócić uwagę

  • Generowanie szablonowych kontaktów dla zaznaczonych klientów
  • Kolorowanie kontaktów zgodnie z terminami i rodzajami zaplanowanych akcji
  • Generowanie alarmu przypominającego o zaplanowanej akcji
  • Wydruk sprawy (graficzny lub HTML)
  • Możliwość wysłania wydruku sprawy w formacie HTML do określonych pracowników
  • Automatyczne powiadamianie o zmianie etapów wszystkich osób zainteresowanych i prowadzącego
  • Wydruk koperty do głównego rozmówcy
  • Wysłanie maila do głównego rozmówcy lub do firmy
  • Automatyczna propozycja dodania nowego etapu po wydruku koperty lub wysłaniu maila
  • Zapis wysłanego maila jako dokumentu w formacie *.eml i podpięcie go do nowego etapu kontaktu

Obsługa dokumentów

Dokumenty są jednym z najcenniejszych zasobów opisujących współpracę z klientem. Aplikacja dostarcza podstawową funkcjonalność systemów DMS (Document Management System).

Ogólna charakterystyka

  • Import i eksport dokumentu
  • Tworzenie dokumentu z szablonu
  • Edycja dokumentów
  • Wysyłanie dokumentów e-mailem do dowolnego odbiorcy
  • Możliwość tworzenia i zarządzania wersjami dokumentów
  • Integracja z aplikacjami zewnętrznymi
  • Przechowywanie śladów dotyczących czasu i osoby modyfikującej dokument lub jego wersję

Dokumenty są wstawiane i pobierane z systemu na zasadzie akcji importu i eksportu. Możliwe jest również uruchamianie aplikacji zewnętrznych w celu tworzenia nowego dokumentu na podstawie jednego z wcześniej przygotowanych szablonów lub edycji istniejących dokumentów. Integracja z aplikacjami zewnętrznymi wymaga odpowiedniej konfiguracji programu oraz ich dostępności na serwerze aplikacji lub na każdej stacji roboczej. Z każdym dokumentem jest przechowywana lista jego wersji, co pozwala na śledzenie kolejno dokonywanych zmian. Dokumenty mogą być związane z wybranym kontaktem lub skojarzone z jednym z jego etapów.

Poczta wychodząca

Moduł pocztowy jest dostępny w wielu gałęziach aplikacji, m.in. w spisie klientów, reprezentantów, pracowników. Pozwala on na łatwą wysyłkę informacji za pomocą poczty elektornicznej.

Ogólna charakterystyka

  • Edytor do sporządzania wiadomości tekstowych
  • Dołączanie dowolnej liczby załączników
  • Podpowiadanie adresów zgodnie z danymi spisu
  • Wysyłka do bieżącego adresata lub adresatów zaznaczonych
  • Wysyłka seryjna realizowana w oddzielnych mailach
  • Możliwość zdefiniowania dodatkowych adresatów (do wiadomości)
  • Możliwość założenia wielu kont dla każdego pracownika i wyboru domyślnego
  • Konfiguracja wewnętrznego pocztowego konta systemowego
  • Karta konta pocztowego wzorowana na MS Outlook
  • Obsługa kont SSL
  • Teczka szablonów maili (np. oferty, biuletyny informacyjne)
  • Niezależność od rozwiązań pocztowych zainstalowanych w systemie

Moduł pozwala zarówno na prowadzenie korespondencji z klientami, jak i na realizację mailingów. Akcje seryjne są dodatkowo wspomagane poprzez teczkę wcześniej przygotowanych szablonów. Konfiguracja modułu jest zbliżona do znanych rozwiązań pocztowych.

Wydruk kopert i etykiet

Z systemem zintegrowany jest moduł QM-Labels do drukowania kopert i etykiet. Jest on dostępny w wielu modułach programu (m.in. spis pracowników, spis reprezentantów, karta kontaktu).

Ogólna charakterystyka

  • Możliwość definiowania i edycji wydruków kopert i etykiet
  • Wydruki parametryzowane danymi z wybranych baz i parametrów
  • Podgląd wydruku
  • Wydruk dla pojedynczej pozycji spisu lub zaznaczonych
  • Obsługa kodów paskowych

Tworzenie nowych i edycja istniejących wydruków pozwala na zdefiniowanie zestawu wydruków maksymalnie dostosowanych do potrzeb. Wydruki parametryzowane są polami z bazy, co umożliwia łatwe generowanie wydruków seryjnych, np. przy mailingu pocztą klasyczną. Obsługa kodów paskowych może być istotna przy rozszerzeniach systemu w kierunku ewidencji zasobów, np. za pomocą etykiet samoprzylepnych. Kody mogą być wprowadzane do systemu za pomocą czytnika klawiaturowego bądź podłączonego portem szeregowym.

Raportowanie i wydruki

W systemie wykorzystane zostały dwie technologie wydruku. Moduł QM-THTML zostal użyty do obsługi wydruków HTML, m.in. wydruk kontaktu, wizytówka firmy i reprezentanta. Wydruki te w niektórych akcjach wysyłane są za pomocą poczty elektronicznej, mogą być także oglądane w okrojonej wersji przeglądarkowej. Podgląd wydruku możliwy jest za pomocą domyślnej przeglądarki internetowej.

Wydruki graficzne sporządzane są za pomocą technologii Q-Tenberg. Dostępne są m. in. wydruk kontaktu oraz wydruk urodzin i imienin pracowników. Program jest wyposażony we własną przeglądarkę do wydruków.

Złożone akcje kończone są wygenerowaniem odpowiednich protokołów tekstowych, które mogą być następnie wydrukowane. W generowanie protokołów wyposażone są między innymi moduły QM-Emailer, QM-Moniter oraz moduł archiwizacji danych.

Dodatkowo w niemal każdym spisie dostępny jest moduł szybkiego raportowania QM-SimpleReport, który pozwala na tworzenie i wydruk raportów tabelarycznych oraz ich eksport do formatu PDF i Excel. Wybór pozycji do druku możliwy jest poprzez ich zaznaczenie (ręczne lub za pomocą rozbudowanych mechanizmów filtrowania). Edycja szybkiego raportu ma charakter graficzny i odbywa się w oknie modułu.
Definicja szybkiego raportu obejmuje m.in.:

  • Uporządkowanie drukowanych rekordów
  • Wybór kolumn
  • Ustawienie kolejności i szerokości kolumn
  • Ustawienie wyrównania tekstu w poszczególnych kolumnach

Zarządzanie pracownikami

O sprawności firmy decyduje w dużej mierze dyscyplina i wygoda pracy kadry pracowniczej. W systemie definiuje się wszystkich korzystających z niego pracowników. Niezależnie tworzy się konta użytkowników wymagane do poprawnego logowania. Dane pracownika są kojarzone z odpowiednimi kontami. Możliwe jest zdefiniowanie wielu kont dla tego samego pracownika (np. administrator systemu i analityk mogą być tą samą osobą).

Karta pracownika zawiera

  • Identyfikator systemowy
  • Stanowisko
  • Dane adresowe
  • Dane kontaktowe (telefon, adres e-mail)
  • Listę kont pocztowych
  • Stały harmonogram pracy
  • Spis notatek
  • Spis uwag
  • Kanały powiadomień

Spis pozwala na szybki kontakt z pracownikami, a także na realizację powiadomień, np. za pomocą poczty elektronicznej. Posługując się identyfikatorem pracownika można łatwo śledzić postępy w prowadzonych przez niego kontaktach i zadaniach.

Poczta wewnętrzna

Komunikacja w ramach systemu odbywa się za pomocą rozsyłania wiadomości tekstowych.

Ogólna charakterystyka

  • Rozsyłanie wiadomości tekstowych do pojedycznego lub wybranych pracowników
  • Skrzynka odbiorcza
  • Skrzynka nadawcza
  • Wysyłka realizowana biernie za pomocą tabeli bazy danych
  • Nieprzeczytne wiadomości mogą pojawiać się asynchronicznie w czasie pracy
  • Integracja z modułami QM-Alarmer i QM-Moniter
  • Zaznaczanie wiadomości jako przeczytanych i nieprzeczytanych
  • Podgląd czy odbiorcy przeczytali wiadomości

Każdy pracownik posiada swoją skrzynkę wiadomości wysłanych i odebranych. Wiadomości mogą być rozsyłane do pojedynczej lub wybranych osób. W programie wbudowano wygodny mechanizm do rozsyłania ogłoszeń do określonych grup pracowników (np. o potrzebie wypełnienia ankiety, odebrania koszulek firmowych itp.). Poczta stanowi odrębny kanał komunikacyjny i w związku z tym została w pełni zintegrowana z modułami alarmowania i powiadamiania.

Automatyczne powiadamianie

Automatyczne powiadamianie pracowników jest realizowane przez moduł QM-Moniter, który jest zintegrowany z modułem zarządzania kontaktami.

Ogólna charakterystyka

  • Monitorowanie zmian etapów kontaktu
  • Rozsyłanie wiadomości pocztą wewnętrzną i e-mailem
  • Wiadomość zawiera aktualny opis kontaktu
  • Wiadomość poczty elektronicznej jest w formacie HTML
  • Wysyłka zgodnie z konfiguracją wewnętrznego konta pocztowego

Moduł pozwala na szybkie informowanie osób zainteresowanych danym kontaktem o wszelkich podejmowanych w jego ramach krokach. Dzięki temu pracownicy są "na bieżąco" w danym temacie nawet wówczas, gdy nie mają bezpośredniego dostępu do systemu, a tylko do poczty elektronicznej (np. delegacja, praca w terenie).

Alarmowanie

Przypominanie o istotnych sprawach umożliwia moduł QM-Alarmer. Pozwala on na definiowanie kontaktów różnego typu w przejrzystym interfejsie opartym o kalendarz.

Ogólna charakterystyka

  • Przegląd alarmów za pomocą kalendarza
  • Definiowanie alarmów jednorazowych dla siebie lub innych pracowników
  • Definiowanie alarmów periodycznych (np. wypelnianie PIT'ów, realizacja wypłat)
  • Definiowanie standardowego alarmu na temat akcji z karty kontaktu
  • Określanie kanałów alarmu (dźwięk, poczta wewnętrzna, e-mail)
  • Możliwość przekładania alarmów, które się zaktywizowały
  • Alarm wyświetlany asynchronicznie na stacji klienckiej

Alarmy pozwalają na organizację czasu pracy zarówno w kwestii prowadzenia tematów, niezwiązanych z klientami, planów ad hoc, jak i zdarzeń periodycznych. Umożliwiają również przypominanie o stosownych sprawach innym pracownikom.

Zadania firmowe

W systemie zadania wewnętrzne firmy są oddzielone od kontaktów z klientami.

Ogólna charakterystyka

  • Organizacja zadań w tematy
  • Opis zadania
  • Lista uwag
  • Priorytet
  • Status zadania (wolne, w toku, zakończone)
  • Określenie pracownika zlecającego i wykonującego zadanie

Zadania grupowane są w tematy (np. produkcja, pozyskiwanie pracowników), co umożliwa łatwą nawigację pomiędzy nimi. Zadania są wpisywane z różnymi priorytetami wskazującymi, jak pilna jest ich realizacja. Pracownik w firmie przeglądając listę zadań może starać się o przydzielenie mu wybranego zadania. Status zadania wskazuje etap realizacji. Dodatkowo możliwe jest wpisywanie uwag do tematu przez różnych pracowników w celu ułatwienia jego zakończenia.

Ślady

Z systemu korzysta wiele użytkowników. Poza samymi danymi operacyjnymi bardzo istotne okazują się informacje kto i kiedy je wstawił lub modyfikował. Informacje tego typu określa się mianem śladów. Aplikacja pozwala na zapis śladu tworzenia rekordu i ostatniej modyfikacji. Ślady zapisywane są dla:

  • Klientów
  • Reprezentantów
  • Kontaktów
  • Etapów
  • Dokumentów i ich wersji

Konfiguracja aplikacji

System ma bardzo rozbudowaną warstwę konfiguracji. Dotyczy ona następujących zagadnień:

  • Zarządzanie kontami użytkowników QM-Users
  • Zarządzanie prawami dostępu QM-RightsAccess
  • Zarządzanie ustawieniami indywidualnymi pracowników
  • Zarządzanie ustawieniami stacji roboczych
  • Zarządzanie ustawieniami systemu względem systemów operacyjnych
  • Globalne ustawienia systemu

Konfiguracja kont użytkowników i praw dostępu zostaną omówione dokładniej w kolejnych sekcjach. Najbliższe użytkownikowi systemu są indywidualne ustawienia pracownika, z którym dany użytkownik jest skojarzony w systemie. Dotyczą one:

  • Zarządzania kontami pocztowymi
  • Ustawień poczty wewnętrznej QM-Messager
  • Ustawień modułu alarmowania QM-Alarmer
  • Ustawień modułu powiadamiania QM-Moniter
  • Polityki uruchamiania aplikacji zewnętrznych (zgodna z ustawieniami systemowymi - Windows, konfigurowana wewnątrz aplikacji - na innych systemach operacyjnych)

Konfiguracja dotycząca systemów operacyjnych i stacji roboczych dotyczy przede wszystkim kwestii integracji z aplikacjami zewnętrznymi. Pozwala ona na zdefiniowanie aplikacji domyślnych wówczas, gdy zalogowany pracownik nie ma ustawionej odpowiedniej aplikacji do otwarcia danego pliku.

Globalne ustawienia systemu zmieniane są na poziomie:

  • Samego systemu (wewnętrzne konto pocztowe, słowniczki systemowe)
  • Plików konfiguracyjnych (zdefiniowania katalogów istotnych dla systemu (np. do przechowywania dokumentów), ustawienie zakresu funkcjonalnego części modułów)

Pomimo rozbudowanej konfiguracji ustawienia pierwotne systemu pozwalają na swobodne rozpoczęcie pracy.

Zarządzanie użytkownikami

Zarządzanie użytkownikami w systemach linii Q-Line 3000 odbywa się za pomocą modułu QM-Users.

Ogólna charakterystyka

  • Tworzenie kont użytkowników
  • Organizowanie użytkowników w grupy
  • Kojarzenie konta użytkownika z kartą pracownika
  • Zarządzanie hasłem (m.in. wygasanie)
  • Zarządzanie rejestrami parametrów lokalnych użytkowników

Moduł pozwala na autentykację użytkowników w systemie. Umożliwia autoryzacje do odpowiednich ustawień personalnych oraz daje punkt wyjścia do konfiguracji praw dostępu. Jest opcją przy wersjach jednostanowiskowych i niezbędny przy pracy w sieci.

Prawa dostępu

Jednym z najważniejszych zagadnień systemów typu CRM jest kwestia bezpieczeństwa danych. Problematyka ta jest rozwiązana na wielu płaszczyznach. W pierwszej kolejności do systemu mają dostęp wyłącznie zarejestrowani w systemie użytkownicy. Autentykacja wymaga podania identyfikatora i hasła. Zalogowanie umożliwia użytkownikowi operowanie na przeznaczonym dla niego zakresie funkcjonalnym aplikacji i odpowiednim zakresie danych.

Ograniczenie dostępu do funkcji programu może odbywać się na poziomie poszczególnych pracowników lub ich grup. Konfiguracja widoczności i dostępności akcji odbywa się w kontekście kolejnych ekranów pracy. Rozwiązanie to pozwala na szybkie i wygodne ustawienie uprawnień oraz natychmiastowe dokonywanie niezbędnych modyfikacji.

Ograniczenie dostępu do danych zależy od charakteru firmy, hierarchii pracowników i ich wzajemnych zależności. W tym zakresie rozwiązanie proponowane jest zgodnie z wymogami klienta. Priorytetem jest elastyczność przyznawania praw i zachowanie efektywności dostępu do danych.

W przypadku systemów rozproszonych terytorialnie (np. centrala i filie), które wykorzystują ciężkiego klienta, połączenia organizowane są zgodnie z infrastrukturą firmy lub dopasowywane do potrzeb. Zalecana jest logiczna architektura sieci VPN lub konfiguracja połączeń tunelowanych SSL.

W przypadku korzystania z okrojonej wersji przeglądarkowej dane przesyłane są po szyfrowanym połączeniu SSL. Opcjonalnie, przy nawiązywaniu połączenia z systemem, może być przeprowadzana autentykacja serwera i klienta.

Archiwizacja danych

Każda wersja systemu wyposażona jest w moduł QM-Backup, który umożliwia tworzenie kopii bezpieczeństwa wszystkich danych systemu. Pliki z kolejnymi kopiami opatrywane są nazwami wskazującymi na czas przeprowadzenia. Częste sporządzanie kopii pozwala na bezbolesny powrót do pracy w przypadku awarii serwera (np. uszkodzenie dysku, zanik zasilania). Możliwym rozwiązaniem jest w tym przypadku instalacja modułu Qm-QuietBackUp do przeprowadzania automatycznego backupu danych, np. raz dziennie.

Podręczniki i szkolenia

Z aplikacją skojarzone są dwa podręczniki w formacie HTML. Podręcznik ogólny omawia poglądowo zagadnienia związane z aplikacjami wykonanymi w technologii Q-Line 3000. Przedstawia logikę programów, szczegóły korzystania z interfejsu graficznego, w szczególności z okien standardowych, kontrolek i modułów. Jest on dostępny na stronie internetowej naszej firmy. Z poziomu programu dostępne jest odpowiednie odniesienie do strony.

W program Q-CRM 3000 wbudowany jest podręcznik użytkownika, który omawia poszczególne gałęzie programu i metodykę pracy. Zagadnienia omówione są na zasadzie scenariuszy, tak aby nowemu użytkownikowi łatwo było zapoznać się z celem wykonywanych kroków. Przykłady sporządzone zostały na wersji demonstracyjnej programu.

W przypadku większych wdrożeń przewidzianych na dużą liczbę użytkowników lub wdrożeń zakładających silną modyfikację programu pomocne mogą okazać się szkolenia. Tematyka szkoleń może być podzielona zgodnie z rolami pracowników odpowiadających do opowiednich grup, np.: handlowcy, sekretariat, administratorzy systemu. Możliwe jest również przeszkolenie w zakresie technologii Q-Line 3000 w celu przeprowadzania drobnych adaptacji systemu przez pracowników Państwa firmy oraz w zakresie tworzenia wydruków w modułach QM-Labels, QM-THTML i technologii Q-Tenberg.

Możliwości programu w sposób bardzo dokładny przedstawia Tabela Wersji Programu. Proszę kliknąć tu, by do niej przeskoczyć.

Kilka ciekawszych ekranów programu

Menu główne programu

  • Widok na menu główne programu
  • Program posiada wbudowane podręczniki obsługi wyświetlane w przeglądarkach

Ekran kontaktów

  • Kolor czerwony wzywa do podjęcia działania; kolor zielony sugeruje, że w najbliższym czasie trzeba będzie zająć się tym tematem, niebieski oznacza, że klienta należy powiadamiać co pewien okres; czarny - klient nie jest zainteresowany kontaktem z nami
  • Na górze pasek ikonek: wysyłanie e-maili, adresowanie kopert, zawężanie spojrzenia, itp.
  • Na dole warunki pozwalające na przyglądanie się tylko tym tematom, które nas interesują

Ekran sprawy

  • W każdej sprawie wiemy kto, co i kiedy ma wykonać; znamy historię naszych działań
  • W prawym górnym rogu podgląd na podłączony do etapu sprawy dokument (tu jest to grafika)
  • Do prawy przypisani są reprezentanci klienta, lista etapów, prowadzący, lista osób do powiadamiania, itp.

Wydruk karty sprawy

  • Spełnia rolę "podkładki" w trakcie rozmowy z klientem
  • Bardzo potrzebny do omawiania przebiegu sprawy z przełożonym
  • Przydaje się podczas przekazywania sprawy innemu pracownikowi

Ekran e-mailingu

  • Do zaznaczonej grupy klientów możemy wysłać mail o tej samej treści
  • Bardzo pomocna jest "teczka" gotowych maili - jedno kliknięcie i wysyłamy do klienta informację o naszym nowym produkcie lub usłudze
  • Informacja o wysłanych mailach jest dopisywana do etapów spraw (można wykorzystać jeden z wariantów: jako treść maila, jako temat maila lub jako pełen mail w postaci dokumentu *.eml)

Ekrany zarządzania alarmami

  • W każdej chwili można wywołać ekran alarmów i dopisać alarm jednorazowy lub periodyczny
  • Alarm może wywołać sprawa lub akwizycja

Kilka ekranów programu udostępnionych w trybie przeglądarkowym

W dobie Internetu coraz wyraźniej odczuwa siłę informacji. Istotne jest, aby informacja była nie tylko precyzyjna, ale również szybko i łatwo dostępna. System Q-CRM 3000 postawił fundamentalny krok w tym kierunku poprzez wykorzystanie technologii QS-ViaNet. Pozwala ona na przeniesienie dużego zakresu funkcjonalności aplikacji ciężkiej na warstwę prezentacji przeglądarki internetowej. Zachowany jest przy tym ogólny wygląd i logika aplikacji, co odróżnia systemy tej technologii od prostych serwisów internetowych.

Obecnie istnieje możliwość wyboru akcji z wielopoziomowego menu, podglądu danych w ramach całej aplikacji oraz sporządzania wydruków HTML. Dodatkowo dostępna jest edycja danych w niektórych ekranach. Wersja jest regularnie uaktualniana wraz z postępem technologii QS-ViaNet. Obecna skórka wykorzystuje język Javascript w implementacji zgodnej z przeglądarką Microsoft Internet Explorer 6.0. Dostępne są również inne skórki, w szczególności wykorzystująca czysty język HTML, co pozwala na dostęp do systemu za pomocą urządzeń typu Palmtop.

Wersja demonstracyjna systemu Q-CRM 3000 dostępna jest przez Internet. Jeśli byliby Państwo zainteresowani tym rozwiązaniem prosimy o mailowy kontakt w celu uzyskania szczegółów dostępu do wersji. Ze względu na duże obciążenie naszego serwera w godzinach szczytu zalecane jest oglądanie wersji np. w godzinach wieczornych.

Ekrany korespondujące

Na łamach prasy fachowej toczy się dyskusja o wyższości aplikacji internetowych (tzw "lekki klient") nad aplikacjami lokalnymi (tzw. "ciężki klient"). Dyskusja ta przypomina satyryczną dyskusję "O wyższości Świąt Bożego Narodzenia nad Świętami Wielkiej Nocy".
Zarówno jedno rozwiązanie jak i drugie ma swoje plusy i minusy - a technologia Q-Line 3000, jak do tej pory chyba jedyna na świecie, pozwala na sprawne korzystanie ze wszystkich zalet równocześnie.

Dzięki zastosowaniu technologii Q-Line 3000 i rozwiązania konstrukcyjnego QS-ViaNet program Q-CRM 3000 może funkcjonować zarówno w sieci lokalnej oraz w internecie - jeżeli takie są potrzeby nawet jednocześnie
Wybrana funkcjonalność może być również udostępniona na urządzeniach przenośnych PDA znanych ogólnie jako Palm Topy.

W ramkach poniżej przedstawimy krótką charakterystykę okien lokalnych i przeglądarkowych.

Okno ciężkiego klienta

  1. Program zainstalowany jest lokalnie i niedostępny z zewnątrz
  2. Program działa szybko i sprawnie
  3. Program bez ograniczeń udostępnia wszystkie swoje możliwości

Okno przeglądarki internetowej

  1. Program (lub jego wybrane funkcje) dostępny jest z każdego miejsca na Ziemi połączonego z internetem. Nawet z kafejki internetowej na wyspach Pacyfiku
  2. Prędkość działania bardzo zależy od "stanu łącza" i obciażenia sieci - na czym to polega wie każdy kto obsługuje swój internetowy rachunek bankowy
  3. Niektóre skomplikowane ekrany są niestety "okrojone" do możliwości przeglądarki internetowej
  4. Program "od razu" działa z urządzeniami mobilnymi wyposażonymi w przeglądarki internetowe

Ekrany korespondujące

Poniżej przedstawiamy te same ekrany systemu Q-CRM 3000 pracujące w sieci lokalnej (po lewej stronie) i w internecie (po prawej stronie). Po kliknieciu na miniaturkę - rozwinie się pełny ekran w naturalnej wielkości.

Ekran kontaktu

Ekran w widoku "ciężkiego klienta"


Ten sam ekran co po prawej stronie w przeglądarce internetowej

Ekran listów poleconych


Ekran karty pracownika


Integracja z innymi systemami

System Q-CRM 3000 obsługuje zarządzanie kontaktami z klientami. Jednak w wielu sytuacjach wygodnie jest mieć dostęp do danych pochodzących z innych systemów pracujących w firmie. Q-Line 3000 daje taką możliwość. Integrować można na wiele różnych sposobów. Najczęściej stosowane są następujące:

  1. "Rozpięcie" Q-CRM'a 3000 na wspólnym z innymi systemami motorze baz danych np.: PostgreSQL lub Oracle
  2. Wywoływanie programów obcych bezpośrednio w Q-CRM'ie 3000 np.: Open Office do edycji dokumentów
  3. Łączenie z innymi systemami naszej firmy
Zgodnie z potrzebami i architekturą systemu dane mogą być synchronizowane czasowo (np. raz dziennie) lub udostępniane on-line.

Zależnie od profilu i potrzeb firmy najczęściej realizowane są połączenia:

  • z systemami sprzedaży np. Q-Toraga 3000 - systemem do kompleksowej obsługi gospodarki magazynowej, sprzedaży towarów i usług
  • z systemami przeznaczonymi dla stacji serwisowych i firm naprawczych np. programem Q-Serwis 3000

Integracja może prowadzić od systemów luźno powiązanych do silnie współpracujących. Może ona dotyczyć m.in.:

  • Eksportu/importu lub uwspólnienia danych klientów
  • Uwidocznienia należności, obrotów lub faktur skojarzonych z klientem
  • Eksportu/importu lub uwspólnienia danych pracowników
  • Uwidocznienia rozliczeń z pracownikami
  • Możliwości przeglądu stanu magazynu (cenne np. w pracy handlowca)

W przypadku systemów innych producentów możliwa jest integracja w podobnym zakresie. Jej stopień zależy od możliwości komunikacji z systemem zewnętrznym. Przykładowe sposoby komunikacji:

  • Eksport/import pliku w odpowiednim formacie (np. CSV, MS Excel)
  • Dostęp do bazy danych programu spełniającej standard ODBC
  • Inne rozwiązania związane ze specyfiką programu
Zgodnie z naszymi doświadczeniami integracja najczęściej dotyczy systemów sprzedaży i polega na synchronizacji danych klientów oraz uwidocznieniu należności i faktur w systemie Q-CRM 3000.

Atuty systemu

W porównaniu z konkurencyjnymi rozwiązaniami Q-CRM 3000 charakteryzuje się następującymi korzyściami:

Bardzo wysoki współczynnik funkcjonalności do ceny
Q-CRM 3000 realizuje zadania związane z pozyskiwaniem, bieżącym prowadzeniem spraw oraz utrzymaniem klientów. Jest zaprojektowany jako gotowy standard o możliwościach, które są typowe dla średnich i małych przedsiębiorstw. To powoduje, że za stosunkowo niską cenę użytkownik otrzymuje produkt bardzo zaawansowany technologicznie i funkcjonalnie.
Przejrzysta logika pracy
Szata graficzna i kolorystyka ułatwia pracę w systemie. Interfejs i obsługa są identyczne we wszystkich modułach składowych.
Swoboda rozbudowy
Technologia Q-Line 3000 zapewnia możliwość dalszego rozwoju programu. W razie potrzeby przeszkolony użytkownik lub jego informatyk może sam dostosować fragmenty aplikacji do nowych wymagań. Dokumentacja w jaki sposób to zrobić dostępna jest na naszej stronie internetowej www.qbs.com.pl.
Łatwość integracji z innymi systemami
Technologia Q-Line 3000 umożliwia dostęp do wielu typów źródeł danych zachowując elastyczność w tworzeniu systemów heterogenicznych.
Program może współpracować z różnymi motorami baz danych takimi jak np.:
  • Nasz rodzimy serwer baz danych Q-SEP
  • Darmowy serwer PostgreSQL
  • Profesjonalny serwer Oracle
  • ...
Do obsługi różnego rodzaju dokumentów Q-CRM może wykorzystywać programy zewnętrzne takie jak np.:
  • MS Word
  • Open Office
  • MS Excell
  • EditPlus
  • ACDSee
  • ...
Dostępność na różnych platformach
Q-CRM 3000 jest dostępny w wersjach dla MS Windows i Linux.
Dostępność w internecie
Zastosowanie rozwiązania technologicznego QS-ViaNet pozwala na dostęp do danych z poziomu różnych przeglądarek internetowych. Tak więc z wybranych przez użytkownika fragmentów programu np. "Spraw" i "Kontaktów" można sięgnąć nawet bawiąc na urlopie lub w domu, ewentualnie osoby będące w ciągłych rozjazdach służbowych mogą pracować w programie bezpośrednio na swoim notebooku lub małym palm topie.
Wyszystko oczywiście jest zabezpieczone przed ingerencją z zewnątrz osób niepożądanych!

Wersje programu

Moduły, możliwości Q-CRM 3000 Basic Stand Prof.

Zarządzanie kontaktami

  • Ekran pracy indywidualnej kontaktu
  • Ekran pracy grupowej z kontaktami
  • Kolorystyczne segregowanie kontaktów według akcji do wykonania
  • Klasyfikacja tematyczna realizowanych kontaktów
  • Wybór głównego rozmówcy
  • Adresowanie kopert, etykiet itp.
  • Moduł wysyłania e-maili
  • Wydruk graficzny i HTML Karty kontaktu
  • Tworzenie alarmu dla akcji kontatku
  • Seryjne tworzenie szablonowych kontaktów dla wybranych klientów
  • Automatyczne generowanie wpisów do historii etapów po wydruku, wysłaniu e-maila
  • Dołączanie dowolnych dokumentów w postaci elektronicznej
  • Dolączanie całego e-maila jako dokumentu w etapie generowanym po wysłaniu
  • Automatyczne powiadamianie prowadzącego zadanie gdy wpisu dokonał kto inny
  • Automatyczne powiadamianie osób zainteresowanych
  • Integracja modułu dzwonienia z różnymi rodzajami central telefonicznych
Opcja

Klienci

  • Baza klientów
  • Baza reprezentantów klientów
  • Pełny zakres wyszukiwania
  • Podgląd na wszystkie prowadzone kontakty
  • Wydruki kopert i etykiet
  • Wizytówka firmy
  • Wizytówka reprezentanta
  • Automatyczne filtry do pracy na grupach

Obsługa dokumentów

  • Baza dokumentów
  • Segregacja dokumentów pomiędzy kontakty i etapy
  • Eksport/import dokumentów
  • Baza aplikacji zewnętrznych
  • Edycja dokumentu z poziomu systemu
  • Tworzenie dokumentu na podstawie szablonu
  • Ewidencja wersji dokumentów

Alarmowanie

  • Ustawianie alarmów jednorazowych
  • Ustawianie alarmów periodycznych
  • Trzy kanały alarmowania: Dźwięk z komputera; Poczta wewnętrzna; E-mail;

Poczta wewnętrzna

  • Wysyłanie wiadomości do pracownika
  • Wysyłanie wiadomości do zaznaczonych pracowników
  • Skrzynka wiadomości odebranych
  • Skrzynka wiadomości wysłanych
  • Asynchroniczne powiadamianie wewnątrz programu

Listy polecone

  • Ewidencja listów poleconych
  • Wydruk graficzny książki nadawczej

Poczta elektroniczna

  • Wysyłanie tekstowej wiadomości e-mail
  • Obsługa załączników
  • Teczka szablonów dokumentów

Pracownicy

  • Baza pracowników
  • Harmonogram pracy
  • Uwagi i notatki pracownika
  • Kolorystyczne przypominania o urodzinach i imieninach
  • Raport urodzin i imienin pracowników

Raportowanie i wydruki

  • Moduł edycji kopert i etykiet QM-Labels
  • Modul wydruku liniowego QM-LinePrint
  • Podgląd wydruków graficznych w technologii Q-Tenberg
  • Generacja wydruków HTML za pomocą modulu QM-THTML

Zadania firmowe

  • Baza tematów
  • Baza zadań organizowanych w tematy
  • Lista uwag do zadania

Moduł konfiguracyjny

  • Zarządzanie ustawieniami indywidualnymi pracowników
  • Zarządzanie ustawieniami stacji roboczych
  • Zarządzanie ustawieniami systemu względem systemów operacyjnych
  • Globalne ustawienia systemu
  • Ustawienie domyślnych aplikacji zewnętrznych
  • Definiowanie szablonów dokumentów

Moduł użytkowników QM-Users

  • Logowanie do systemu
  • Zarządzanie użytkownikami i grupami użytkowników
  • Zmiana haseł użytkowników
  • Operowanie na rejestrach parametrów użytkowników

Prawa dostępu

  • QM-RightsAccess - ustawianie uprawnień do funkcji programu

  • Konfiguracja specyficznych praw dostępu do danych
Opcja
Moduły dodatkowe

QM-QuietBackUp

Automat wykonujący kopie bezpieczeństwa danych
  • Tworzenie backupu całej bazy danych
  • Importowanie backupu do bazy
Opcja

Q-BlobSerwer

Możliwość przechowywania dokumentów poza strukturami katalogów

Opcja

Moduły specjalistyczne

Kilka wybranych przykładów:
  • Generatory podstron internetowych - Biuletyny informacyjne
  • Generatory podstron internetowych - Seminaria
  • Generatory podstron internetowych - Dokumentacja
  • Moduł obsługi licencji
Opcja

Moduł archiwizowania dokumentacji

Specjalistyczny moduł zarządzania wersjami roboczymi ewidencji i archiwizowania kopii roboczych różnego typu dokumentów 		Opcja

Współpraca On-Line z innymi programami

 Opcja
Indywidualizacja

Wymieniona powyżej funkcjonalność to możliwości gotowego programu. Jeżeli zachodzi taka potrzeba możemy programy gotowe dostosować do indywidualnych wymagań użytkowników.

Wersja sieciowa

Każda z wersji programu może działać w sieci, przy czym należy dokupić serwer baz danych oraz wykupić dodatkowe licencje za każde stanowisko robocze.

Tryb demonstracyjny

Program, który mogą Państwo ściągnąć z internetu jest w pełni działającym programem. W celu pełnego zapoznania się z możliwościami poszczególnych wersji mogą Państwo zmieniać wersje poprzez wybranie w Menu głównym: "Administrator programu"/"Wersja programu". Działa on w trybie demonstracyjnym.

Jedynym ograniczeniem jest to, że bazy danych pozwalają tylko na wpisanie kilkunastu pozycji, czyli nie można wpisać więcej niż np. kilkanaście adresów.

Program w trybie demonstracyjnym można rozpowszechniać bez ograniczeń.


Cennik

Ceny za program Q-CRM 3000 Netto Vat Brutto
Basic 1500 330 1830
Standard 4000 880 4880
Professional tel.
Modyfikacje programu do uzgodnienia
Elementy sieciowe:
Serwer baz danych Q-SEP 600 132 732
Licencja 1 użytkownika sieciowego 200 44 244
Zmiana na wyższą wersję programu:
np. przejście z wersji Standard na Professional Różnica pomiędzy cenami wersji
+opłata manipulacyjna za wydanie licencji (20 zł)
Przejście na nowsze wydanie programu:
np. przejście z wydania 2.0 na 3.0 50% ceny programu
+opłata manipulacyjna za wydanie licencji (20 zł)
Usługi dodatkowe
Instalacja systemu w/g stawki godzinowej
Szkolenia w/g stawki godzinowej
Wydanie licencji na nową wersję programu i przesłanie jej poprzez e-mail 20,00 4,40 24,40
Wydanie licencji na nową wersję programu i przesłanie jej pocztą wraz z płytą CD 50,00 11,00 61,00
Formularz zamówienia - proszę kliknąć.

Jeżeli program, z którym się Państwo zapoznali nie spełnia w stu procentach Państwa oczekiwań - jesteśmy gotowi do zmodyfikowania go lub do stworzenia nowego według Państwa projektu.

Firma nasza specjalizuje się od lat w tworzeniu oprogramowania na zamówienie!

Gwarancja, serwis

Biuletyn informacyjny

Informacje o nowych wersjach programów zamieszczamy w naszym biuletynie elektronicznym, który mogą Państwo otrzymywać pocztą e-mailową. Jeżeli są państwo zainteresowani otrzymywaniem tego biuletynu prosimy o wypełnienie poniższego zgłoszenia:

Nazwa Firmy :
Imię i Nazwisko :
Adres mailowy :
Gwarancja, serwis: opis możliwości, procedura postępowania Koszty
Naprawa błędów

Każdy zgłoszony błąd programu jest naprawiany najszybciej jak to jest tylko możliwe. Do tej pory nigdy nie trwało to dłużej niż 2 dni, przeważnie problem rozwiązywany jest w kilka godzin od chwili zgłoszenia. Ponadto poprawka pojawia się na naszej stronie (tej stronie) w postaci "szlifu" do darmowego pobrania.

gratis
Nowa wersja "półkowa" programu

Nasza firma pilnie wsłuchuje się w informacje zwrotną od użytkowników. Wszelkie maile z uwagami są analizowane i trafiają na listę "do zrobienia". Często jednak oczekiwania użytkowników są wzajemnie sprzeczne, trudne lub niewykonalne technicznie, nie mieszczą się w założonym zakresie funkcjonalnym aplikacji lub też są realizowane przez inne nasze programy. Okresowo pojawia się nowa wersja programu. W niej należy szukać oczekiwanej zmiany lub poszerzenia funkcjonalności programu.

uaktualnienie wg cennika
Indywidualne zmiany

Firma nasza specjalizuje się w modyfikowaniu programów na życzenie klienta. Poprzez bezpośredni kontakt naszego przedstawiciela z klientem ustalana jest lista zmian z ich dokładnym opisem. Klient potwierdza ustalony zakres zmian faksem lub mailem, który to stanowi formę zamówienia. Po wykonaniu zmian są one wysyłane pocztą e-mail, a na życzenie, za dodatkową opłatą w wysokości 24,40 zł, wysyłamy listem poleconym krążek CD zawierający pełną zmienioną wersję programu.
W przypadku zmian powyżej 500 zł oczekujemy wpłaty 30% zaliczki.

Uwaga: Przy tego typu zamówieniu należy liczyć się z następującymi konsekwencjami:

  • Użytkownik traci możliwość prostego uaktualnienia w chwili pojawienia się kolejnego wydania programu.
  • Przejście na nowe wydanie zawierające indywidualne zmiany wiąże się z dodatkowymi kosztami.
  • Koszt niektórych zmian może przewyższać koszt samego programu.
  • Zmiany po zakończeniu ich wykonywania, wysłaniu i odbiorze przez klienta są usuwane z zasobów firmy QBS. Wersja konfiguracji istnieje wyłącznie u klienta (rygor ten nie występuje w następnej procedurze Custom opisanej poniżej).

Od klienta wymagamy umiejętności posługiwania się pocztą e-mail, zapisywania załączników, kopiowania plików w systemie operacyjnym, obeznania z systemem plików systemu operacyjnego.

wg wcześniejszej wyceny
Wersja Custom. Indywidualne zmiany

Podobnie jak w przypadku indywidualnych zmian z tą różnicą, że zapewniamy:

  1. Przechowywanie wersji programu klienta we własnych zasobach.
  2. Możliwość darmowego uaktualnienia do nowszej wersji. Użytkownik pokrywa wyłącznie koszty manipulacyjne w wysokości ok. 25 zł brutto (20 zł netto).
  3. Bezpłatną opiekę hotline.

 wg wcześniejszej wyceny + 100 zł(netto)/miesiąc
System

Na podstawie każdego programu jesteśmy w stanie zbudować duży, wielomodułowy, zintegrowany system.

W tym wypadku jednak zawsze zaczynamy od projektu.

wg wcześniejszej wyceny i indywidalnej oferty

Program & Demo

Program Q-CRM 3000 jest programem wysoce parametryzowalnym a jego funkcjonalność bardzo się różni na różnych stanowiskach pracy. Z tych powodów nie jest dostępna wersja demo tego programu. Najlepszą formą poznania programu jest prezentacja prowadzona przez naszych specjalistów. Jeżeli są Państwo zainteresowani taką prezentacją prosimy o podanie swych danych kontaktowych.

Kalendarz wydań

Wydanie Data Co nowego
3.00 06/2008
  • Nowy moduł mailowy - zapamiętywanie wysłanych wiadomości, wysyłanie w tle
  • Usługi działające cały czas na serwerze - wysyłanie alarmów, maili, backupy
  • Podpięcie silnika wydruków JasperReports do modułów
    QM-SimpleReport i QM-Labels (pozwala m.in. na eksport wydruku do formatów XML, XLS (Excel), ODT (OpenOffice Writer)
  • Poprawione otwieranie dokumentów - systemową aplikacją domyślną
  • Poprawione otwieranie stron WWW - koniec problemów z nietypową konfiguracją
  • Nowy zestaw ikon
2.00 04/2006
  • Przeniesienie programu do nowej biblioteki
  • Dodanie modułu szybkich wydruków QM-SimpleReport
  • Dodanie generatora biuletynów
  • Nowa wersja modułu szkoleń
  • Bardziej przyjazny dla użytkownika moduł obsługi kontaktów z klientami
1.03 01/2005
  • Nowa obsługa dokumentów, ewidencja wersji
  • Grupowanie klientów i reprezentantów
  • Nowy moduł poczty wewnętrznej QM-Messager
  • Ślady
  • Rozbudowana konfiguracja systemu
1.02 07/2004
  • Listy polecone
  • Zadania i tematy
  • Moduł alarmowania QM-Alarmer
  • Moduł powiadamiania QM-Moniter
  • Import/export dokumentów
1.01 03/2003
  • Moduł QM-Messager
  • Podpinanie dokumentów
  • Przeglądanie baz za pomocą klocka QN-AppendBrowser
1.00 03/2001
  • Funkcjonalność pierwotna