*

W epoce komputerów i informacji gwałtownie zwiększyła się ilość przychodzących i generowanych dokumentów. Zewsząd spływają faksy, listy, mail'e i nie zawsze trafiają do osób nimi zainteresowanych. Powstają stosy dokumentów wewnętrznych - notatek, ogólników, instrukcji. Często dokument, zanim opuści biuro, przechodzi przez "ręce" kilku osób. Dodatkowo kierownictwo chce znać przebieg procesu realizacji zadań.

Komputerowy System Obiegu Dokumentów Q-Obieg Dokumentów 3000 pozwala zapanować nad tą lawiną. Skutecznie wspomaga pracę biur, kancelarii, przedstawicielstw handlowych i innych instytucji.
System obiegu dokumentów w firmie spełnia dwie podstawowe funkcje: porządkuje dokumenty zabezpieczając przed ich utratą oraz automatyzuje prace związane z zarządzaniem dokumentami (workflow).

Program komputerowy Q-Obieg Dokumentów 3000 umożliwia sprawny dostęp do dokumentów i informacji, kontroluje drogę ich obiegu oraz stan realizacji usprawniając przy tym obsługę klientów. Rozwiązuje problem przepływu informacji wewnątrz organizacji oraz pomiędzy organizacją a jej otoczeniem.

Modułowa budowa systemu umożliwia skonfigurowanie go stosowanie do potrzeb i wymagań całej organizacji jak i jej pracowników.

Korzyści płynące z użytkowania systemu Q-Obieg Dokumentów 3000:

• Posiadanie centralnego rejestru dokumentów mogącą zawierać nawet pełną dokumentację procesów biznesowych firmy
• Skrócenie czasu przetwarzania dokumentu i podniesienie ergonomii pracy
• Optymalizacja wykorzystania zasobów ludzkich
• Uzyskanie pewności rozpatrzenia spraw
• Pełna sprawozdawczość, statystyki
• Możliwość monitorowania listy zadań do wykonania, w trakcie realizacji i spraw rozpatrzonych
• Zdefiniowanie procedur obiegu dokumentów, sposobu realizacji zadań w firmie
• Doskonałe narzędziem przy wprowadzaniu i utrzymaniu systemu zarządzania jakością
• Prosta administracja systemem, rozbudowane prawa dostępu użytkowników do poszczególnych opcji programu oraz do konkretnych danych

Przed Stosy niechcianych dokumentów

Po Dobrze zorganizowana praca "idzie jak z płatka"

Szerszy opis

Q-Obieg Dokumentów 3000

Parametry techniczne programu

• Wykonany w najnowszych narzędziach programistycznych niezależnych od systemu operacyjnego: może być zainstalowany w systemach Windows 98/NT/2000/XP/Millenium, Linux, Unix, Sun Solaris.
• Możliwość pracy na pojedyńczym komputerze, w lokalnej sieci komputerów oraz w sieciach rozległych (obsługa oddalonych lokalizacji).
• Technologia pracy w sieci na zasadzie "klient-serwer"
• Współpracuje z różnymi serwerami baz danych np. Q-SEP, PostgreSQL, Oracle i inne tego typu. Wybór serwera zależy od użytkownika - niektóre z nich są darmowe.
• Graficzny interface użytkownika - nastawiony na ergonomię, co w konsekwencji powoduje bardzo szybką pracę z programem.
• W pełni skalowalny - możliwość rozbudowy, nawet o indywidualne wysoce specjalizowane moduły.
• Administrator może wpływać w bardzo dużym stopniu na funkcjonalność systemu poprzez tworzenie własnych wydruków i raportów, kreowanie wyglądu ekranów, nadawanie praw dostępu a dla zaawansowanych również definiowanie struktur np. opisu dokumentów. Szerszy opis możliwości podany jest na stronie głównej w bloku tematycznym Q-Line 3000.
• Bogaty i stale rozwijany zestaw standardowych narzędzi i funkcji programu możliwych do dołączenia do każdego programu w technologii Q-Line 3000.

Możliwości systemu Q-Obieg Dokumentów 3000

• Prowadzi rejestr dokumentów będących korespondencją przychodzącą, wychodzącą oraz wewnętrzną firmy
• Moduł sortowania dokumentów pozwala na sprawną i przejrzystą klasyfikację dokumentów
• Metryka dokumentu zawiera wszelkie dane potrzebne do zaewidencjowania sprawy, jej sprawnego wyszukania i rozpoznania - w pełni dostosowywana podczas konfiguracji systemu Q-Obieg Dokumentów 3000 dla konkretnej firmy
• Elastyczne oznakowanie dokumentu - identyfikacja za pomocą kodów kreskowych, ręcznie lub automatycznie nadawanego kodu pisma - w pełni dostosowane do indywidualnych potrzeb użytkownika
• Konfiguracja pełnego obiegu dokumentu według wewnętrznych procesów biznesowych firmy
• Posiada jednolitą bazę adresową kontrahentów
• Podział na stanowiska pracy w pełni dostosowane do struktury firmy pozwala na efektywne zdefiniowanie procesu obiegu dokumentów oraz usprawnia pracę użytkowników
• Wspomaga obsługiwanie spraw zawartych w otrzymanych dokumentach, z możliwością przekierowania zadania do innej osoby, działu, odłożenia sprawy, przeglądania historii sprawy
• Bieżące monitorowanie ilości spraw do załatwienia w poszczególnych komórkach organizacyjnych, zespołach oraz czasu oczekiwania spraw, sposobu ich załatwiania, terminowości
• Wymuszenie przestrzegania procedur postępowania oraz obiegu dokumentów powoduje, że pracownicy pracują zawsze z aktualnym i kompletnym zestawem dokumentacji
• Prowadzi rejestr korespondencji wychodzącej - drukuje książki nadawcze, adresuje koperty, drukuje etykietki adresowe
• Moduł powiadamiania pocztą wewnętrzną systemu
• Moduł druku korespondencji seryjnej
• Moduł kojarzenia spraw - łączenie dokumentów w jedną sprawę lub w zadania skojarzone
• Generowanie automatyczne oraz na żądanie raportów zawierających szczegółową sprawozdawczość biznesową, możliwość generowania raportów centralnie i przesyłania ich w formacie *.xls lub *.html pocztą e-mail na zdefiniowane skrzynki funkcyjne
• Moduł skanowania dokumentów oraz konfiguracja on-line możliwości kojarzenia pliku skanu z pozycją danego dokumentu pozwala na szybki podgląd dokumentu w formie elektronicznej oraz wysłanie skanu pocztą e-mail do wybranej osoby/komórki organizacyjnej.
• Moduł archiwizacji dokumentów umożliwia przerzucenie wskazanych dokumentów lub grupy dokumentów, których termin archiwizacji właśnie mija, do archiwum, wydrukowanie lub eksport danych listy archiwizowanych dokumentów
• Moduł autoryzacji i praw dostępu pozwala na identyfikację każdego użytkownika przy wejściu do programu oraz zróżnicowanie dostępu do różnych gałęzi i funkcji systemu. Różnicowanie dostępu nastepuje również na poziomie dostępu do pewnych grup danych. Dodatkowo dokumenty mogą otrzymać atrybut tajności (np. jawny, zastrzeżony, poufny, tajny), który ograniczy dostęp do poszczególnych dokumentów osobom niepowołanym.
• System tworzenia kopii bezpieczeństwa danych.
• Filtrowanie spisów - możliwość wyboru z dowolnego zbioru danych pozycji spełniających zadeklarowane warunki selekcji.

Możliwości programu w sposób bardzo dokładny przedstawia Tabela Wersji Programu. Proszę kliknąć tu, by do niej przeskoczyć.

Kilka ciekawszych ekranów programu

Menu główne Okno kartoteki dokumentów, na dole ekranu widoczne są możliwe opcje zawężania spisu	Kartoteka dokumentów
Przeglądanie i obsługa faksów Przeglądanie zeskanowanych dokumentów	Sortowanie Operacja sortowania dokumentu
Dokumenty Przykładowe dane opisujące dokument	Dekretacja Dekretacja spraw do rozpatrzenia wskazanym pracownikom przez ich kierowników
Pogranie dokumentu Operacja pobrania dokumentów do rozpatrzenia przez pracowników	Przekazanie dokumentu Przekazanie dokumentu po załatwieniu sprawy do kancelarii w celu późniejszej archiwizacji
Przekazanie do archiwum Operacja przekazania dokumentów do archiwum	Dokumenty wyjściowe Rejestracja dokumentów wyjściowych przeznaczonych do wysłania adresatom
Wysyłka dokumentów Opis dokumentu przeznaczonego do wysyłki klientowi	Obieg dokumentu Podgląd obiegu danego dokumentu - historia operacji związanej z dokumentem

Cennik

Program Q-Obieg Dokumentów 3000 w bardzo dużym stopniu zależy od konfiguracji. W związku z tym cenę możemy określić dopiero wstępnym zapoznaniu się z potrzebami klienta. Z reguły odbywa się to po dokonaniu prezentacji systemu.

Formularz "przedzakupowy"

Prosimy o uważne wypełnienie poniższego formularza co pozwoli nam na precyzyjne określenie Państwa potrzeb dotyczących systemu obiegu dokumentów. W przypadku niejasności bądź wątpliwości służymy pomocą w formie audytu.

Informacje ogólne
Proszę określić liczbę lokalizacji (pod pojęciem odrębna lokalizacja rozumiemy komputery działające w jednej sieci lokalnej), w których system ma działać
Proszę określić przybliżoną liczbę użytkowników systemu
Informacje na temat rodzaju postaci dokumentów
System obiegu dokumentów może służyć do: kontroli obiegu dokumentów papierowych kontroli obiegu dokumentów papierowych z podglądem ich w postaci elektronicznej do wyeliminowania dokumentów papierowych i ich obiegu w postaci elektronicznej Poniższa grupa pytań ma na celu ustalenie jakim rodzajem obiegu są Państwo zainteresowani.
Czy system ma kontrolować obieg dokumentów papierowych? (tzn. dokument w postaci papierowej wędruje od stanowiska do stanowiska)
Jeżeli na powyższe pytanie udzielili Państwo odpowiedzi twierdzącej to czy system ma mieć obsługę kodów paskowych umieszczanych na dokumentach? (uproszczenie identyfikacji i przyspieszenie przenoszenia dokumentów papierowych)
Czy chcemy rejestrować dokumenty w postaci elektronicznej?
Czy rejestrowane dokumenty w postaci elektronicznej mają być dowiązywane przez system automatycznie? (np. poprzez rozpoznanie kodu paskowego na pierwszej stronie dokumentu)
Informacje na temat procedur obiegu dokumentów
Czy firma posiada tzw. "Instrukcję Kancelaryjną"?
Czy firma posiada kancelarię główną rejestrującą wszystkie pisma otrzymane z zewnątrz, która dekretuje dokumenty na poszczególne komórki organizacyjne?
Proszę podać w przybliżeniu strukturę działów firmy, tzn. np. kancelaria główna, dyrektor pionu, kierownik komórki, pracownicy komórki.
Czy system ma łączyć dokumenty ze sobą, np. czy ma obsługiwać operację tworzenia załączników do pisma przewodniego?
Czy system ma rejestrować rozsyłkę pism będących kopiami?
Jakie rodzaje dokumentów system ma rejestrować? Proszę podać przykładową klasyfikację (jeśli jest to możliwe).
Jeśli istnieje wewnętrzna klasyfikacja dokumentów - czy każda klasyfikacja związana jest z innym rodzajem informacji pamiętanych o dokumencie?
Czy istnieje w firmie pojęcie terminu załatwienia sprawy i ma być kontrolowane przez system? Proszę określić formę kontroli (np. raport przesyłany automatycznie na adres e-mail kierownikowi komórki organizacyjnej wyszczególniający listę przeterminowanych spraw w podziale na pracowników, ostrzeżenie na ekranie użytkownika programu o sprawach przeterminowanych na jego koncie, inny kolor dokumentów, które nie zostały załatwione w terminie itp.)
Czy książka pism przychodzących drukowana jest: w kancelarii głównej? w poszczególnych komórkach organizacyjnych (działach)?
Czy system ma rejestrować pisma własne redagowane przez poszczególnych pracowników i śledzić ich obieg?
Czy system ma mieć dostępny moduł praw dostępu poszczególnych grup użytkowników do opcji programu?
Czy system ma mieć dołączony moduł prowadzenia projektów, spraw z możliwością dowiązywania do nich dokumentów?

Program & Demo (Windows)

Program Q-Obieg Dokumentów 3000 jest programem wysoce parametryzowalnym a jego funkcjonalność bardzo się różni na różnych stanowiskach pracy. Z tych powodów nie jest dostępna wersja demo tego programu. Najlepszą formą poznania programu jest prezentacja prowadzona przez naszych specjalistów. Jeżeli są Państwo zainteresowani taką prezentacją prosimy o podanie swych danych kontaktowych.