Q-Obieg Dokumentów 3000 CReDo

Centralny Rejestr Dokumentów Q-Obieg Dokumentów 3000 CReDo jest nowoczesnym, wielomodułowym, skalowalnym systemem do wspomagania przebiegu procesów biznesowych w zakresie obiegu i obsługi korespondencji. Pozwala w znacznym stopniu wyeliminować "papierowy" obieg dokumentów i zastąpić go komputerowym.

Poszczególne moduły systemu i nowoczesna technologia wykonania Q-Line 3000 stanowią podstawę do szybkiego i elastycznego dostosowania konfiguracji Q-Obieg Dokumentów 3000 CReDo do potrzeb użytkownika.

System Q-Obieg Dokumentów 3000 CReDo został wdrożony w Telekomunikacji Polskiej S.A. w rekordowo krótkim czasie! Zajęło to nam zaledwie 10 dni! więcej >>>

O Q-Obieg Dokumentów 3000 CReDo napisano na pierwszej stronie tygodnika Computerworld! >>>

Przed

Q-CReDo 3000
<--
Stosy niechcianych dokumentów

-->
Dobrze zorganizowana praca "idzie jak z płatka"
Po

Przeznaczenie

W epoce komputerów i informacji gwałtownie zwiększyła się ilość przychodzących i generowanych dokumentów. Zewsząd spływają faksy, listy, mail'e i nie zawsze trafiają do osób nimi zainteresowanych. Powstają stosy dokumentów wewnętrznych - notatek, ogólników, instrukcji. Często dokument, zanim opuści biuro, przechodzi przez "ręce" kilku osób. Dodatkowo kierownictwo chce znać przebieg procesu realizacji zadań.

Komputerowy System Obiegu Dokumentów Q-Obieg Dokumentów 3000 CReDo pozwala zapanować nad tą lawiną. Skutecznie wspomaga pracę biur, kancelarii, przedstawicielstw handlowych i innych instytucji.
System obiegu dokumentów w firmie spełnia dwie podstawowe funkcje: porządkuje dokumenty zabezpieczając przed ich utratą oraz automatyzuje prace związane z zarządzaniem dokumentami (workflow).

Q-Obieg Dokumentów 3000 CReDo umożliwia sprawny dostęp do dokumentów i informacji, kontroluje drogę ich obiegu oraz stan realizacji usprawniając przy tym obsługę klientów. Rozwiązuje problem przepływu informacji wewnątrz organizacji oraz pomiędzy organizacją a jej otoczeniem.

Modułowa budowa systemu umożliwia skonfigurowanie go stosowanie do potrzeb i wymagań całej organizacji jak i jej pracowników.

Korzyści płynące z użytkowania systemu Q-Obieg Dokumentów 3000 CReDo:

Posiadanie centralnego rejestru dokumentów mogącą zawierać nawet pełną dokumentację procesów biznesowych firmy
Skrócenie czasu przetwarzania dokumentu i podniesienie ergonomii pracy
Optymalizacja wykorzystania zasobów ludzkich
Uzyskanie pewności rozpatrzenia spraw
Pełna sprawozdawczość, statystyki
Możliwość monitorowania listy zadań do wykonania, w trakcie realizacji i spraw rozpatrzonych
Zdefiniowanie procedur obiegu dokumentów, sposobu realizacji zadań w firmie
Doskonałe narzędziem przy wprowadzaniu i utrzymaniu systemu zarządzania jakością
Prosta administracja systemem, rozbudowane prawa dostępu użytkowników do poszczególnych opcji programu oraz do konkretnych danych

Szerszy opis

Parametry techniczne Q-Obieg Dokumentów 3000 CReDo

Wykonany w najnowszych narzędziach programistycznych niezależnych od systemu operacyjnego: może być zainstalowany w systemach Windows 98/NT/2000/XP/Millenium, Linux, Unix, Sun Solaris.
Możliwość pracy na pojedyńczym komputerze, w lokalnej sieci komputerów oraz w sieciach rozległych (obsługa oddalonych lokalizacji).
Technologia pracy w sieci na zasadzie "klient-serwer"
Współpracuje z różnymi serwerami baz danych np. Q-SEP, PostgreSQL, Oracle i inne tego typu. Wybór serwera zależy od użytkownika - niektóre z nich są darmowe.
Graficzny interface użytkownika - nastawiony na ergonomię, co w konsekwencji powoduje bardzo szybką pracę z programem.
W pełni skalowalny - możliwość rozbudowy, nawet o indywidualne wysoce specjalizowane moduły.
Administrator może wpływać w bardzo dużym stopniu na funkcjonalność systemu poprzez tworzenie własnych wydruków i raportów, kreowanie wyglądu ekranów, nadawanie praw dostępu a dla zaawansowanych również definiowanie struktur np. opisu dokumentów. Szerszy opis możliwości podany jest na stronie głównej w bloku tematycznym Q-Line 3000.
Bogaty i stale rozwijany zestaw standardowych narzędzi i funkcji programu możliwych do dołączenia do każdego programu w technologii Q-Line 3000.

Możliwości systemu Q-Obieg Dokumentów 3000 CReDo

Prowadzi rejestr dokumentów będących korespondencją przychodzącą, wychodzącą oraz wewnętrzną firmy
Moduł sortowania dokumentów pozwala na sprawną i przejrzystą klasyfikację dokumentów
Metryka dokumentu zawiera wszelkie dane potrzebne do zaewidencjowania sprawy, jej sprawnego wyszukania i rozpoznania - w pełni dostosowywana podczas konfiguracji systemu Q-Obieg Dokumentów 3000 CReDo dla konkretnej firmy
Elastyczne oznakowanie dokumentu - identyfikacja za pomocą kodów kreskowych, ręcznie lub automatycznie nadawanego kodu pisma - w pełni dostosowane do indywidualnych potrzeb użytkownika
Konfiguracja pełnego obiegu dokumentu według wewnętrznych procesów biznesowych firmy
Posiada jednolitą bazę adresową kontrahentów
Podział na stanowiska pracy w pełni dostosowane do struktury firmy pozwala na efektywne zdefiniowanie procesu obiegu dokumentów oraz usprawnia pracę użytkowników
Wspomaga obsługiwanie spraw zawartych w otrzymanych dokumentach, z możliwością przekierowania zadania do innej osoby, działu, odłożenia sprawy, przeglądania historii sprawy
Bieżące monitorowanie ilości spraw do załatwienia w poszczególnych komórkach organizacyjnych, zespołach oraz czasu oczekiwania spraw, sposobu ich załatwiania, terminowości
Wymuszenie przestrzegania procedur postępowania oraz obiegu dokumentów powoduje, że pracownicy pracują zawsze z aktualnym i kompletnym zestawem dokumentacji
Prowadzi rejestr korespondencji wychodzącej - drukuje książki nadawcze, adresuje koperty, drukuje etykietki adresowe
Moduł powiadamiania pocztą wewnętrzną systemu
Moduł druku korespondencji seryjnej
Moduł kojarzenia spraw - łączenie dokumentów w jedną sprawę lub w zadania skojarzone
Generowanie automatyczne oraz na żądanie raportów zawierających szczegółową sprawozdawczość biznesową, możliwość generowania raportów centralnie i przesyłania ich w formacie *.xls lub *.html pocztą e-mail na zdefiniowane skrzynki funkcyjne
Moduł skanowania dokumentów oraz konfiguracja on-line możliwości kojarzenia pliku skanu z pozycją danego dokumentu pozwala na szybki podgląd dokumentu w formie elektronicznej oraz wysłanie skanu pocztą e-mail do wybranej osoby/komórki organizacyjnej.
Moduł archiwizacji dokumentów umożliwia przerzucenie wskazanych dokumentów lub grupy dokumentów, których termin archiwizacji właśnie mija, do archiwum, wydrukowanie lub eksport danych listy archiwizowanych dokumentów
Moduł autoryzacji i praw dostępu pozwala na identyfikację każdego użytkownika przy wejściu do programu oraz zróżnicowanie dostępu do różnych gałęzi i funkcji systemu. Różnicowanie dostępu nastepuje również na poziomie dostępu do pewnych grup danych. Dodatkowo dokumenty mogą otrzymać atrybut tajności (np. jawny, zastrzeżony, poufny, tajny), który ograniczy dostęp do poszczególnych dokumentów osobom niepowołanym.
System tworzenia kopii bezpieczeństwa danych.
Filtrowanie spisów - możliwość wyboru z dowolnego zbioru danych pozycji spełniających zadeklarowane warunki selekcji.

Parametry techniczne Q-Obieg Dokumentów 3000 CReDo
Wykonany w najnowszych narzędziach programistycznych niezależnych od systemu operacyjnego: może być zainstalowany w systemach Windows 98/NT/2000/XP/Millenium, Linux, Unix, Sun Solaris. Możliwość pracy na pojedyńczym komputerze, w lokalnej sieci komputerów oraz w sieciach rozległych (obsługa oddalonych lokalizacji). Technologia pracy w sieci na zasadzie "klient-serwer" Współpracuje z różnymi serwerami baz danych np. Q-SEP, PostgreSQL, Oracle i inne tego typu. Wybór serwera zależy od użytkownika - niektóre z nich są darmowe. Graficzny interface użytkownika - nastawiony na ergonomię, co w konsekwencji powoduje bardzo szybką pracę z programem. W pełni skalowalny - możliwość rozbudowy, nawet o indywidualne wysoce specjalizowane moduły. Administrator może wpływać w bardzo dużym stopniu na funkcjonalność systemu poprzez tworzenie własnych wydruków i raportów, kreowanie wyglądu ekranów, nadawanie praw dostępu a dla zaawansowanych również definiowanie struktur np. opisu dokumentów. Szerszy opis możliwości podany jest na stronie głównej w bloku tematycznym Q-Line 3000. Bogaty i stale rozwijany zestaw standardowych narzędzi i funkcji programu możliwych do dołączenia do każdego programu w technologii Q-Line 3000.
Możliwości systemu Q-Obieg Dokumentów 3000 CReDo
Prowadzi rejestr dokumentów będących korespondencją przychodzącą, wychodzącą oraz wewnętrzną firmy Moduł sortowania dokumentów pozwala na sprawną i przejrzystą klasyfikację dokumentów Metryka dokumentu zawiera wszelkie dane potrzebne do zaewidencjowania sprawy, jej sprawnego wyszukania i rozpoznania - w pełni dostosowywana podczas konfiguracji systemu Q-Obieg Dokumentów 3000 CReDo dla konkretnej firmy Elastyczne oznakowanie dokumentu - identyfikacja za pomocą kodów kreskowych, ręcznie lub automatycznie nadawanego kodu pisma - w pełni dostosowane do indywidualnych potrzeb użytkownika Konfiguracja pełnego obiegu dokumentu według wewnętrznych procesów biznesowych firmy Posiada jednolitą bazę adresową kontrahentów Podział na stanowiska pracy w pełni dostosowane do struktury firmy pozwala na efektywne zdefiniowanie procesu obiegu dokumentów oraz usprawnia pracę użytkowników Wspomaga obsługiwanie spraw zawartych w otrzymanych dokumentach, z możliwością przekierowania zadania do innej osoby, działu, odłożenia sprawy, przeglądania historii sprawy Bieżące monitorowanie ilości spraw do załatwienia w poszczególnych komórkach organizacyjnych, zespołach oraz czasu oczekiwania spraw, sposobu ich załatwiania, terminowości Wymuszenie przestrzegania procedur postępowania oraz obiegu dokumentów powoduje, że pracownicy pracują zawsze z aktualnym i kompletnym zestawem dokumentacji Prowadzi rejestr korespondencji wychodzącej - drukuje książki nadawcze, adresuje koperty, drukuje etykietki adresowe Moduł powiadamiania pocztą wewnętrzną systemu Moduł druku korespondencji seryjnej Moduł kojarzenia spraw - łączenie dokumentów w jedną sprawę lub w zadania skojarzone Generowanie automatyczne oraz na żądanie raportów zawierających szczegółową sprawozdawczość biznesową, możliwość generowania raportów centralnie i przesyłania ich w formacie .xls lub .html pocztą e-mail na zdefiniowane skrzynki funkcyjne Moduł skanowania dokumentów oraz konfiguracja on-line możliwości kojarzenia pliku skanu z pozycją danego dokumentu pozwala na szybki podgląd dokumentu w formie elektronicznej oraz wysłanie skanu pocztą e-mail do wybranej osoby/komórki organizacyjnej. Moduł archiwizacji dokumentów umożliwia przerzucenie wskazanych dokumentów lub grupy dokumentów, których termin archiwizacji właśnie mija, do archiwum, wydrukowanie lub eksport danych listy archiwizowanych dokumentów Moduł autoryzacji i praw dostępu pozwala na identyfikację każdego użytkownika przy wejściu do programu oraz zróżnicowanie dostępu do różnych gałęzi i funkcji systemu. Różnicowanie dostępu nastepuje również na poziomie dostępu do pewnych grup danych. Dodatkowo dokumenty mogą otrzymać atrybut tajności (np. jawny, zastrzeżony, poufny, tajny), który ograniczy dostęp do poszczególnych dokumentów osobom niepowołanym. System tworzenia kopii bezpieczeństwa danych. Filtrowanie spisów - możliwość wyboru z dowolnego zbioru danych pozycji spełniających zadeklarowane warunki selekcji.

Kilka ciekawszych ekranów programu

Menu główne	Kartoteka dokumentów Okno kartoteki dokumentów, na dole ekranu widoczne są możliwe opcje zawężania spisu
Menu główne	Przegladanie i obsługa faksów Przeglądanie zeskanowanych dokumentów
Sortowanie Operacja sortowania dokumentu	Dokumenty Przykładowe dane opisujące dokument
Dekretacja Dekretacja spraw do rozpatrzenia wskazanym pracownikom przez ich kierowników	Pobranie dokumentu Operacja pobrania dokumentów do rozpatrzenia przez pracowników
Przekazanie dokumentu Przekazanie dokumentu po załatwieniu sprawy do kancelarii w celu późniejszej archiwizacji	Przekazanie do archiwum Operacja przekazania dokumentów do archiwum
Dokumenty wyjściowe Rejestracja dokumentów wyjściowych przeznaczonych do wysłania adresatom	Wysyłka dokumentów Opis dokumentu przeznaczonego do wysyłki klientowi
Obieg dokumentu Podgląd obiegu danego dokumentu - historia operacji związanej z dokumentem.

Przykładowy schemat obiegu dokumentów

Zakup systemu

Jeżeli są Państwo zainteresowani stworzeniem podobnego systemu najlepiej zrealizować to według następującego schematu:

Spotkanie prezentacyjne, na którym omówimy listę specyficznych, dla Państwa przedsiębiorstwa, potrzeb. Przy okazji zaprezentujemy nasze rozwiązania informatyczne w tym zakresie.
Wstępny kosztorys opracowywany jest po jednym lub kilku spotkaniach.
Umowa. Po zaakceptowaniu kosztorysu dopracowywana jest umowa, w której ustalamy etapy realizacji systemu, harmonogram i sposób płatności.