Elementy składowe systemu

Zakupy - Zaopatrzenie

Wielowalutowość oraz możliwość przypisania kosztów dodatkowych do faktury pozwala na rejestrowanie każdej dostawy. Opcja wystawania faktur do PZ pozwala na prostą i szybką kontrolę dostaw po kątem księgowym. Możliwość importu faktur w postaci elektronicznej wydatnie skróci proces wprowadzania dokumentu oraz zminimalizuje ilość ewentualnych pomyłek..

Cechy charakterystyczne modułu to:

• Możliwość tworzenia zamówień wewnętrznych np.z oddziału firmy
• Rejestr zakupu i zamówień do dostawców z możliwością podziału na poddzienniki np. zamówienia krajowe, zagraniczne
• Tworzenie zamówień na podstawie stanów minimalnych, maksymalnych lub zużycia za okres
• Możliwość definiowania flow dokumentów np. zamówienia wewnętrzne -> zamówienie do dostawcy -> faktura zakupu
• Wycena zamówień do dostawcy w cenach zakupu dostawcy
• Możliwość operowania rabatami na zamówieniach do dostawcy zależnymi od sposobu dostawy
• Obsługa stanu towaru w dostawie
• Wydruki dokumentów w kilku wariantach z możliwością eksportu dla xls lub PDF
• Możliwość określenia i kontroli terminu dostawy
• Dokumenty dostawy do określenia parametrów dostawy
• Zamówienia krajowe, zagraniczne
• Obsługa wielu walut
• Koszty dodatkowe do pozycji i do całego dokumentu
• Tworzenie faktury zakupy do dokumentu PZ
• Tworzenie dokumentu PZ przy akceptowaniu faktury
• Korekta ilościowo-wartościowa faktury
• Raporty i zestawienia zakupu
• Możliwość zmiany nagłówka zatwierdzonych faktur zakupu, bez konieczności otwierania dokumentów rozchodowych
• Tworzenie faktury z zamówienia do dostawcy moduł flow
• Powiązanie z modułem stanów dynamicznych, automatyczna rezerwacja towarów dla pozycji zamówionych i oczekujących na dostawę

Przykładowe ekrany

Zaopatrzenie faktura z zamówienia	Zaopatrzenie raport zamówień
Faktura zakupu - wprowadzenie	Zamówienia do dostawcy - raport reakizacji

Rozrachunki, Kasa - Bank

Moduł pozwala na sprawną rejestrację wpłat na różnych kontach w dowolnej walucie. Proste panele podglądu rozrachunków pozwalają szybko uzyskać informacje na temat stanu rozliczeń z danym kontrahentem w dowolnym module programu.

Cechy charakterystyczne modułu to:

• Raporty bankowe i kasowe wielowalutowe
• Różne warianty paneli rozrachunkowych z poziomu dokumentu i wpłaty
• Wezwania do zapłaty
• Moduł odsetkowy
• Moduł kompensat
• Kontrola zadłużenia
• Wydruki KP/KW raportów bankowych kasowych

Przykładowe ekrany

Raport bankowy - edycja

Rozliczenie wpłaty

Produkcja, Kompletacja

Moduł produkcyjny-kompletacja pozwala na szybkie stworzenie dokumentu produkcyjnego na podstawie zdefiniowanej receptury. Możliwa jest zmiana listy składników pod konkretną produkcję.
Moduł powiązany jest z modułem obsługi numerów seryjnych dzięki temu każda partia produkcyjna może być wyróżniona unikalnym numerem partii. Moduł posiada również funkcję obsługi kalkulacji produkcyjnych. Dzięki tej funkcji możemy realizować np. funkcję ciecia elementów.

Cechy charakterystyczne modułu to:

• Ewidencja kompletacji. Tworzenie kompletów na podstawie receptur oraz jednorazowej receptury. Możliwość zmiany receptur z szablonu na dokumencie kompletacji
• Receptury kompletu w ilości na jednostkę wyrobu lub na daną ilość ( np. 100g na 1 L )
• Możliwość operowania numerami serii w produkcji. Powiązanie produkcji z modułem kalkulacji
• Możliwość podania kosztów dodatkowych produkcji
• Moduł de kompletacji opcja wagowa
• Wydruki dokumentów. Raporty zapotrzebowania na surowce
• Kompletacja w locie. Tworzenie wyrobu gotowego w locie przy dokumencie wydania

Moduł flow

Moduł który daje ogromne możliwości w definiowaniu obiegu dokumentów. Obieg można zdefiniować samemu z poziomu konfiguracji systemu. Proces obiegu jest całkowicie odwracalny, jeśli się pomylisz możesz poprawić dokument bez konieczności poprawy dokumentów pośrednich.

Cechy charakterystyczne modułu to:

• Ogólny moduł obiegu dokumentów + konfigurator obiegu
• Możliwość definiowania obiegów współbieżnych i rozłącznych
• Ilościowa kontrola realizacji dokumentu. Automatyczne ustawianie statusów dokumentów źródłowych w zależności od stopnia realizacji
• Model kopiowania wiele do wielu, wiele z grupowaniem. Całkowita odwracalność procesu kopiowania
• Możliwość definiowana własnych funkcji kopiujących, dla linijek dokumentów , nagłówków, proste kopiowanie pól
• Możliwość kopiowania s -- > (z) kontrolą dostępności towaru i bez
• Opcja kopiowania dokumentów, które zakończyły obieg
• Opcja ręcznego zamykania dokumentów
• Wgląd w historię obiegu z poziomu dokumentów źródłowych i docelowych
• Kopiowanie bez wskazania np. przy współpracy z kolektorami kodów paskowych

Przykładowe ekrany

Okno kopiowania flow

Prawa dostępu

Moduł zarządzania prawami dostępu poszczególnych użytkowników do funkcji programu:

• logowanie
• dostęp na różnym poziome dla użytkownika lub roli użytkownika
• historia logowania użytkownika
• chronione opcje menu
• akcje na oknie przeglądania danych, na oknie edycyjnym

Magazyn

Funkcjonalność modułu magazynowego pozwala na pełną kontrolę stanu magazynu. Współpracuje z pozostałymi modułami systemu Q-ERP 3000. Pozwala na automatyczne tworzenie dokumentów magazynowych na podstawie odpowiednich dokumentów z modułu zakupu, sprzedaży czy produkcji.

Cechy charakterystyczne modułu to:

• Obsługa dowolnej ilości magazynów, możliwość przypisania magazynu do oddziału firmy
• Rozliczanie magazynu według FIFO,LIFO,FEFO
• Możliwość rozliczania magazynu w cenach brutto lub netto
• Kontrola stanu min max w podziale na magazyny
• Obsługa różnych rejestrów magazynowych: przychód, rozchód, MM, Inwentaryzacja, bilans otwarcia, rozchód wewnętrzny, przychód i rozchód z produkcji
• Dokumenty przekwalifikowania towarów
• Obsługa numerów serii i dat ważności w wersji pełnej i uproszczonej
• Korekty ilościowo - wartościowe dokumentów przychodowych, Korekty ilościowe dokumentów rozchodowych
• Możliwość operowania różnymi jednostki miary i przelicznikami na dokumentach
• Rozbudowane panele dokumentów magazynowych, wyszukanie według okresów, numerów itp.
• Statusy dokumentów wprowadzony/zatwierdzony/zaksięgowany
• Opcja inwentaryzacji magazynu z możliwością generowania arkuszy spisowych oraz uzupełniania arkusza na kliku stanowiskach jednocześnie
• Rozbudowane raporty magazynowe z możliwością agregowania danych po wybranych kolumnach. Eksport do xls, pdf
• Korekta kosztu własnego magazynu dla dokumentów już rozliczonych
• Współpraca z kolektorami i czytnikami kodów paskowych
• Wielowymiarowa analiza rotacji towarów
• Prosta obsługa lokalizacji
Przykładowe ekrany

Przekwalifikowanie towaru

Rotacja podstawowa

Finanse Księgowość

Moduł Finanse Księgowość pozwala na prowadzenie pełnej rachunkowości. Współpracując z pozostałymi modułami systemu Q-ERP 3000, automatycznie pobiera dane o wystawionych fakturach sprzedaży, księgowań płacowych, amortyzacji środków trwałych, kosztach magazynowych itp.

Cechy charakterystyczne modułu to:

• Rejestry dokumentów zakupu, sprzedaży
• Obsługa kas gotówkowych
• Całkowita swoboda w budowaniu planu kont: dowolna ilość poziomów analityki o dowolnej szerokości
• Intuicyjne i ergonomiczne interfejsy/ ekrany/ formularze dekretacji
  • dekretacja parami korespondującymi - pełna kontrola przepływu między kontami
  • dekretacja pojedynczymi dekretami - jeden dekret na jedno konto
• Automatyczne zakładanie kont na podstawie kartotek, np. konta rozrachunkowe kontrahentów
• Możliwość autodekretacji - automatyczne tworzenie dekretacji dokumentu na podstawie uzupełnionych danych
• Dowolna liczba rejestrów i dzienników dokumentów
• Możliwość wprowadzenia dowolnego systemu numeracji w każdym z dzienników
• Importy raportów bankowych z plików
• Eksporty przelewów za faktury zakupu do systemów bankowych
• Pełna obsługa rozrachunków
• Rozbudowane wyszukiwanie i raportowanie
• Pełna sprawozdawczość dostosowana do wprowadzonego planu kont
• Możliwość szybkiego tworzenia własnych raportów tabelarycznych

Kadry i Płace

Moduł Kadry i Płace sprawdzi się w każdej firmie zatrudniającej pracowników na etacie lub umowie
zlecenia/o dzieło.

Cechy charakterystyczne modułu, to:

• Bieżące dostosowywanie aplikacji do zmieniających się przepisów
• Bieżące dostosowywanie do programów zewnętrznych np. Płatnik
• Możliwość dodawania własnych wydruków, zestawień itp.
• Możliwość samodzielnego uwzględniania większości zmian ustawodawczych
• Współpraca z modułem Q-Finanse Księgowość ERP 3000 i z innymi programami FK
• Automatyczne generowanie poleceń księgowania do modułu Q-Finanse Księgowowość 3000
• Współpraca z systemami bankowości elektronicznej
• Wysyłanie dokumentów do urzędów skarbowych w formie elektronicznej
• Program długofalowej opieki nad programem!
• Bezterminowa licencja!

CRM

Moduł CRM kompleksowe zarządzanie kontaktami z klientami, prowadzenia spraw, akwizycji, marketingu..., delegowanie zadań pracownikom i kontrola terminowości ich wykonania, obsługa obieg dokumentów w organizacji, skanowanie

Budżetowanie

Moduł pozwalający na planowanie i porównanie pomiędzy planem a rzeczywistością przychodów i kosztów poszczególnych komórek organizacji.

Cechy charakterystyczne modułu to:

• Automatyczne tworzenie planu kont budżetowych
• Generowanie budżetu planu kosztów na podstawie wydatków dotyczących poprzednich lat z narzutem lub obniżką procentową
• Pobieranie danych o zaksięgowanych przychodach i kosztach z modułu Finanse Księgowość oraz Analiza i Rachunek Kosztów
• Bieżąca kontrola realizacji planu w podziale na komórki organizacyjne - wartościowa i procentowa
• Definiowanie różnych poziomów kontroli budżetowej i zasad jej weryfikacji ( w stosunku do planu za miesiąc, narastająco, w roku i na różnych poziomach struktury budżetowej )
• Raporty stanu realizacji planu budżetowego

Sprzedaż

Nowoczesny moduł stworzony do obsługi sprzedaży dla małych, średnich i dużych firm. Połączenie z modułami: ofertowania, kalkulacji, zamówienia klienta, fakturowania i obsługi płatności zapewnia sprawną obsługę dużej ilości zamówień bez zbędnych opóźnień i pomyłek.

Cechy charakterystyczne modułu to:

Sprzedaż

• Obsługa sprzedaży krajowej, walutowej, krajowej w walucie, proform, sprzedaży UE
• Możliwość tworzenia własnych dzienników sprzedaży. Opcja tworzenia własnego okna dokumentu sprzedaży
• Możliwość umieszczenia dokumentów w strukturze kopiowania modułu flow
• Wielowalutowość możliwość operowania cennikami w różnych walutach
• Obsługa warunków handlowych kontrahenta ( cenniki, rabaty)
• Moduł tekstów dodatkowych na fakturze. Bank tekstów powiązanych z typem dokumentu
• Korekty ilościowo-wartościowe
• Tworzenie dokumentów sprzedaży na podstawie WZ
• Rejestry VAT, możliwość tworzenia własnych pod rejestrów
• Statusy dokumentów ( otwarty, zatwierdzony, zaksięgowany)
• Opcja anulowania dokumentu
• Wydruki dokumentów w wielu wariantach
• Raportowanie ( rozbudowany moduł raportowy )
• Obsługa zaliczek, krajowych i walutowych
• Fiskalizacja dokumentów ( protokół POSNET )

Ofertowanie

• Rejestr ofert z podziałem na dzienniki
• Różne statusy ofert w zależności od poziomu realizacji oferty
• Możliwość operowania różnymi walutami w pozycjach oferty
• Wydruki ofert w różnych wariantach
• Powielanie ofert
• Możliwość podpięcia specyficznych arkuszy kalkulacji dla artykułu
• Raport skuteczności ofert

Zamówienia Klienta

• Rejestr zamówień z podziałem na dzienniki
• Różne statusy zamówień w zależności od poziomu realizacji zamówienia
• Możliwość operowania różnymi walutami w pozycjach zamówienia. Obsługa warunków handlowych kontrahenta ( cenniki, rabaty)
• Rezerwacje towaru podział na stanów na towary zarezerwowane i oczekujące na dostawę. Tworzenie zamówień do dostawcy dla pozycji brakujących na magazynie
• Możliwość umieszczenia dokumentów w strukturze kopiowania modułu flow
• Wydruki zamówień w różnych wariantach
• Powielanie zamówień
• Rozbudowana kontrola terminu realizacji zamówienia. Moduł tekstów dynamicznych dla opcji termin dostawy
• Tworzenie przesunięć MM dla zamówień, których towar dostępny jest w innych magazynach filiach

Przykładowe ekrany

Analiza statystyczna sprzedaży	SprzedaĹĽ - wykres
ZamĂłwienie klienta	Zamówienie klienta - realizacja

Platforma B2B

Moduł QM-B2B udostępnia kontrahentom prosty serwis www służący do składania zamówień oraz kontroli stanu ich realizacji.
Aplikacja udostępnia upoważnionym handlowym :

• Wgląd w aktualne stany magazynowe wybranych grup produktów
• Wgląd w aktualne warunki handlowe klienta tzn. rabaty i cenniki specjalne
• Udostępnia klientowi formularz zamówienia wykorzystując jego warunki handlowe
• Udostępnia klientowi informacje na temat etapu realizacji zamówienia

Podstawowe cechy modułu

1. Logowanie z różnymi poziomami dostępu

   Konto użytkownika serwisu zakładane jest z poziomu systemu Q-ERP 3000. Firma kontrahenta może mieć wiele kont z różnymi poziomami dostępu.
   W standardzie dostępne są :

   • poziom obserwator: dostęp do kartotek towarowych z aktualnym stanem magazynowym, bez cen i warunków handlowych;
   • poziom pasywny: dostęp do kartotek towarowych z aktualnym stanem magazynowym oraz warunkami handlowymi dla danej firmy, wgląd w wystawione zamówienia;
   • poziom aktywny: dostęp do kartotek towarowych z aktualnym stanem magazynowym i warunkami handlowymi dla danej firmy, wgląd w wystawione zamówienia z możliwością złożenia zamówienia;
   • poziom aktywny rozszerzony: opcje poziomu aktywnego + możliwość podglądu i pobrania faktur sprzedaży w postaci elektronicznej ( pdf ).

   Zmiana zakresu uprawnień na danym poziomie lub stworzenie zupełnie nowego odbywa się w trakcie wdrożenia programu.

2. Proste okno główne

   Cały proces składania zamówienia jest dostępny w jednym oknie, co sprawia, że przebiega szybko i wygodnie.
   Podział na kategorie towarowe przedstawiony jest w postaci prostego intuicyjnego drzewa, zaś cena i rabat dla pozycji towarowej uwzględniają aktualne warunki handlowe klienta.
   Klient ma możliwość szybkiego wglądu w stany magazynowe z podziałem na magazyny - wystarczy kliknięcie w kolumnie Dostępne. Kolejnym udogodnieniem jest specjalna funkcja pozwalająca na błyskawiczne odszukanie towaru.

   Użytkownik po zalogowaniu ma bieżący wgląd w status realizacji zamówienia (nowe, odebrane, przyjęte do realizacji, zrealizowane, anulowane), może też być o nim aktywnie informowany za pomocą wiadomości e-mail. Decyzja o sposobie powiadamiania konfigurowana jest na etapie wdrożenia.

3. Synchronizacja danych z systemem Q-ERP 3000

   Dane modułu QM-B2B są odbierane i przesyłane z systemu Q-ERP 3000 on-line w ustalonych kwantach czasowych np. co 5 minut. Przy projektowaniu serwisu połączeniowego postawiliśmy na jego niezawodność i elastyczność, dlatego dane zsynchronizują się prawidłowo nawet przy długich przerwach w komunikacji pomiędzy systemami, spowodowanych np. awarią internetu. Zakres przesyłanych danych określany jest w trakcie wdrożenia.

   W podstawowej konfiguracji synchronizowane są następujące dane:

   • towary
   • cenniki
   • kontrahenci wraz z ich kontami oraz poziomami dostępu (w każdej chwili kontrahenta można zablokować)
   • warunki handlowe kontrahentów
   • zamówienia z serwisu QM-B2B do systemu Q-ERP 3000
   • informacje na temat statusu zamówień z systemu Q-ERP 3000 do serwisu QM-B2B
   • faktury sprzedaży w postaci plików pdf
   • stany magazynowe z uwzględnieniem rezerwacji

Co zyskuje Twoja Firma dzięki zastosowaniu modułu QM-B2B?

• Zadowolenie klientów, którzy mogą w wygodny sposób: szybko, przez 24 godziny na dobę i przez 7 dni w tygodniu złożyć zamówienie.
• Szybszy czas realizacji zamówień składanych przez kontrahentów Firmy.
• Oszczędność czasu i pieniędzy oraz wykluczenie ewentualnych pomyłek w procesie składania i realizacji zamówienia.
• Zmniejszenie kosztów wysyłki faktur poprzez wymianę elektronicznych dokumentów sprzedaży, z dostępną opcją potwierdzania odbioru.
• Oszczędność czasu poprzez zmniejszenie liczby zbędnych rozmów z klientem na temat ceny, dostępności towaru w magazynie itp.
Przykładowe ekrany

Okno główne modułu QM-B2B	Okno pobierania faktur wysłanych do systemu QM-B2B
Okno zamówień wysłanych z systemu QM-B2B